Vrste poslovnih dokumenata - ponuda, predračun, otpremnica, račun, storno i knjižno odobrenje

Kada počnete poslovati, brzo se nakupi niz dokumenata sličnih naziva. Vlasnici ih često miješaju, pa onda izdaju krivi dokument u krivom trenutku ili dvaput obračunaju PDV. Ovaj vodič objašnjava svaki dokument jednostavno: čemu služi, kada ga koristite i ima li porezni učinak.

Brzi pregled svih dokumenata

1. Ponuda

Ponuda je pisani prijedlog uvjeta pod kojima ste spremni obaviti posao: što nudite, po kojoj cijeni, u kojem roku i pod kojim uvjetima. Ona je poziv kupcu da prihvati posao i u pravilu vrijedi do određenog datuma (rok valjanosti ponude).

Ponuda ne stvara obvezu plaćanja za kupca i nema porezni učinak, ali ponuditelja pravno obvezuje do isteka roka valjanosti (Zakon o obveznim odnosima). Tek kada je kupac prihvati, nastaje dogovor, a stvarna obveza plaćanja slijedi iz predračuna ili računa. Ponuda je korisna jer pisanim putem fiksira cijenu i uvjete pa se kasnije izbjegavaju nesporazumi.

Tipičan sadržaj ponude:

• Naziv i podaci ponuditelja i kupca
• Opis robe ili usluge sa cijenama
• Rok isporuke i rok valjanosti ponude
• Uvjeti plaćanja

2. Predračun (proforma faktura)

Predračun, poznat i kao proforma faktura, izgleda gotovo identično računu, ali nije račun. Izdaje se prije isporuke ili uplate, najčešće kako bi kupac platio unaprijed. Na njemu su svi podaci za uplatu: iznos, IBAN, poziv na broj.

Ključna razlika: predračun nije knjigovodstveni ni porezni dokument. Ne ulazi u PDV prijavu, ne fiskalizira se i ne knjiži se kao prihod. Porezna obveza nastaje tek kad obavite isporuku ili primite uplatu, a tada izdajete pravi račun.

Detaljan postupak izrade objašnjen je u vodiču Kako napraviti predračun i ponudu.

3. Otpremnica

Otpremnica prati robu pri isporuci. To je dokument kojim potvrđujete da je roba fizički predana kupcu i tko ju je preuzeo. Najčešće je koriste trgovine i veleprodaje koje dostavljaju robu prije nego što izdaju račun.

Otpremnica nema porezni učinak, ali ima veliku dokaznu vrijednost. Ako kasnije nastane spor oko toga je li roba isporučena, otpremnica s potpisom primatelja je dokaz. Na temelju jedne ili više otpremnica kasnije se izdaje zbirni račun.

Tipičan sadržaj otpremnice:

• Naziv pošiljatelja i primatelja
• Datum i mjesto isporuke
• Popis robe s količinama (bez obveznog iskazivanja cijena)
• Potpis osobe koja je robu preuzela

4. Račun

Račun je središnji dokument u poslovanju i jedini s punim poreznim učinkom. Izdaje se nakon obavljene isporuke robe ili usluge, ili nakon primljene uplate. Račun ulazi u poslovne knjige kao prihod, u PDV prijavu i, ako podliježete fiskalizaciji, prolazi kroz CIS sustav Porezne uprave.

Obvezni elementi računa prema Zakonu o PDV-u:

Ako niste u sustavu PDV-a, na računu izostavljate PDV i navodite napomenu da PDV nije obračunat (na primjer "PDV nije obračunat temeljem članka 90. Zakona o PDV-u"). Račun koji podliježe fiskalizaciji dodatno sadrži JIR i ZKI oznake te poruku o načinu plaćanja.

5. Račun za predujam (avansni račun)

Kada primite uplatu prije nego što ste isporučili robu ili obavili uslugu, dužni ste izdati račun za predujam. Za razliku od predračuna, ovo je pravi porezni dokument: obračunava PDV na primljeni iznos i prolazi fiskalizaciju.

Logika je sljedeća: porezna obveza nastaje u trenutku primitka novca, pa država traži da PDV prijavite već tada, a ne tek kad isporučite robu. Kada kasnije obavite isporuku, izdajete konačni račun na ukupan iznos i od njega odbijate ono što je već oporezovano avansnim računom, kako se PDV ne bi platio dvaput.

6. Storno račun i knjižno odobrenje

Kada na već izdanom računu nešto treba ispraviti, ne brišete ga i ne mijenjate, nego izdajete ispravak. Postoje dva načina, ovisno o tome koliko je veliki ispravak.

Storno račun

Storno račun u cijelosti poništava pogrešno izdani račun. Koristite ga kada je cijeli račun pogrešan: pogrešan kupac, posao koji nije obavljen, dvostruko izdani račun. Storno sadrži iste stavke kao izvorni račun, ali s negativnim predznakom, i poziva se na broj i datum izvornog računa.

Knjižno odobrenje

Knjižno odobrenje ispravlja samo dio računa, bez poništavanja cijeloga. Koristite ga kada:

• Naknadno odobravate popust ili rabat na već izdani račun
• Kupac vraća dio robe
• Ispravljate jednu pogrešnu stavku, dok je ostatak računa točan

I storno račun i knjižno odobrenje su porezni dokumenti koji prolaze fiskalizaciju i ulaze u PDV prijavu razdoblja u kojem su izdani. Ako je kupac u sustavu PDV-a, na temelju vašeg ispravka mora uskladiti i svoj ulazni PDV.

Cijeli postupak ispravljanja računa korak po korak opisan je u vodiču Kako stornirati račun.

Kako dokumenti slijede jedan drugi

U praksi se ovi dokumenti nižu kroz tijek posla:

1. Kupcu šaljete ponudu s uvjetima i cijenom.
2. Po dogovoru izdajete predračun da kupac plati unaprijed (ako tako poslujete).
3. Pri isporuci robe prilažete otpremnicu kao dokaz predaje.
4. Nakon isporuke ili uplate izdajete račun, koji ulazi u knjige i PDV.
5. Ako ste primili avans, prije isporuke izdajete račun za predujam, a kasnije konačni račun.
6. Ako nešto treba ispraviti, izdajete storno račun ili knjižno odobrenje.

Najčešća pitanja u praksi

Mogu li preskočiti predračun i odmah izdati račun? Da. Predračun je dobrovoljan alat za naplatu unaprijed. Ako kupac plaća po isporuci ili na odgodu, izdajete samo račun.

Treba li svaki dokument prolaziti fiskalizaciju? Ne. Fiskaliziraju se samo računi i njihovi ispravci (storno i knjižno odobrenje). Ponuda, predračun i otpremnica se ne fiskaliziraju.

Što ako sam izdao predračun, a posao je propao? Ništa ne morate ispravljati. Budući da predračun nema porezni učinak, jednostavno ga ne pretvarate u račun. Nema ispravka ni storna.

Povezani vodiči i alati

• Kako napraviti predračun i ponudu - obvezni elementi i pretvaranje u račun
• Kako stornirati račun - storno i knjižno odobrenje korak po korak
• PDV vodič za 2026. - kako se PDV iskazuje na računu
• Fiskalna blagajna - što fiskalizacija znači za vaše račune